Planning restaurant : comment bien le gérer ?

Comme dans beaucoup de métiers, l’organisation est un élément important pour le bon fonctionnement de son entreprise. Dans le monde de la restauration, il est impératif d’assurer une coordination maximum entre les équipes pour éviter les turn-over et faire face aux changements d’intensité de l’activité. Dans cet article, nous vous donnons les astuces pour gérer d’une main de maître le planning de votre restaurant.

La gestion du personnel en restauration

Comment organiser le travail dans un restaurant ?

Pour organiser le travail dans votre restaurant, commencez par bien définir vos postes. En effet, la répartition des missions n’est pas la même si certains de vos employés sont polyvalents ou s’ils ont un poste attitré (serveur, barman, plongeur, manager, cuisinier etc.). Pendant cette première étape, c’est aussi le moment de choisir un employé dédié aux commandes en livraison ou en Click & Collect sur les périodes de rush de la journée.

Ensuite, vous pouvez mettre en place un planning à horaire fixe ou rotatif.

Le planning à horaire fixe est constitué de 3 équipes : une qui travaille le jour, une qui travaille la nuit et une qui se tient à disposition des autres. Ce type de planning, contrairement au planning tournant, n’est pas le plus favorable pour le bien être des salariés qui travaillent de nuit.

Comment faire un planning restaurant en salle tournant ?

Le planning horaire tournant ou rotatif est un planning où les salariés sont affectés à des heures de travail définies et ils alternent chaque semaine.

La mise en place d’un planning de ce type en restauration est assez simple.

Tout d’abord, commencez par répartir vos employés par établissements (si vous en possédez plusieurs) et par équipes. Affectez chaque équipe à un quart de travail (ou service). Ensuite, utilisez la méthode de Pitmann qui est la suivante :

1. Répartir les collaborateurs en équipes

Veillez à ce que chaque salarié soit capable de remplir toutes les fonctions dont vous avez besoin part quart de travail : serveur, préparateur de commandes, cuisinier etc. Ensuite donnez un nom ou un numéro à chaque équipe pour pouvoir les différencier.

2. Affecter chaque équipe à un service

Selon la méthode de Pitmann, le roulement se fait toutes les deux semaines. C’est à dire que la répartition des tâches se fait de telle sorte que les salariés n’ont pas les mêmes horaires plus de 14 jours consécutifs. Ceci est la solution pour marquer des coupures et éviter que le travail soit trop redondant.

Exemple de roulement pour une équipe

La première équipe fera deux services de jour, deux jours de repos, trois services de jour pendant la première semaine.

La deuxième semaine, elle fera : deux jours de repos, deux services de jour, trois jours de repos.

La troisième semaine sera composée de deux services de nuit, deux jours de repos et deux services de nuit.

Et la quatrième semaine sera constituée de deux jours de repos, deux services de nuit et trois jours de repos.

Le roulement des autres équipes se fait de la même manière mais en décalé pour que chaque service soit assuré. Pour faciliter la mise en place de ces plannings, pour pouvez utiliser un logiciel en ligne comme Trello.

Quels sont les avantages d’un planning restaurant à horaire rotatif ?

Mettre en place ce type de planning dans votre restaurant permet d’avoir une certaine équité entre les salariés. Ce ne sont pas toujours les mêmes qui travaillent le jour ou la nuit. De plus, tout le personnel à la même chance de recevoir des pourboires.

Ensuite, il permet une flexibilité dans les horaires de travail. Si un collaborateur ne peut pas se rendre au travail ou s’il doit partir pour une quelconque raison, vous devez le remplacer. Comme l’ensemble de vos salariés est à l’aise sur toutes les tâches (service en salle, entretien de la cuisine etc.), vous pourrez facilement remplacer la personne absente. C’est aussi le cas pour les personnes travaillant en demi-journées ou lors de jours fériés où les effectifs sont réduits.

Comment créer et mettre en place un planning en restauration ?

Comment choisir les horaires ?

Pour assurer le bon déroulé de vos services, il est important d’avoir une équipe présente tout le long de la journée. Cependant, vous devez respecter les temps de repos de vos salariés. Il est donc judicieux de mettre en place une rotation du personnel.

Vous pouvez définir un planning avec un service ou un horaire de travail à chacun et faire tourner. Cette option assure une équité entre tous les employés puisque chacun fera le travail de l’autre. De plus, votre personnel sera polyvalent et sera capable de passer d’un service midi à soir sans problème lors d’une absence par exemple.

Sinon, la deuxième possibilité est de créer un planning propre à chacun avec tous les jours les mêmes missions et les mêmes horaires. Dans ce cas, les employés peuvent s’organiser plus facilement puisque leurs horaires ne varient pas. Cependant ils n’ont pas de réelle coupure dans leurs missions. Les jours sont donc répétitifs et les salariés ne seront pas polyvalents en cas de besoin de remplacement. Dans les fiches de postes de vos salariés, pensez à mettre un délai de prévenance pour les absences afin d’éviter les surprises.

Quelles règles faut-il prendre en compte ?

Respecter les temps de repos :

Vous êtes dans l’obligation de respecter les temps de repos de vos salariés. Soit, 2 jours de repos par semaine, non consécutifs, ne pas dépasser 48h de travail par semaine et les heures supplémentaires doivent être compensées par du repos.

Au-delà de ces règles, soyez attentifs et à l’écoute de vos équipes. Vous avez besoin d’employés en bonne santé physique et morale, pour satisfaire votre clientèle.

Quand l’employeur doit-il donner le planning à ses serveurs ?

Il est judicieux de donner le planning à ses employés en suffisamment en avance. Cela permet à chacun d’organiser son emploi du temps pour la semaine et de pouvoir prévoir de potentiels changement de planning.

Si vous possédez plusieurs établissements, il est important de prévoir ces plannings en amont pour la bonne gestion de votre restaurant et prévoir un éventuel besoin de renfort si un collaborateur est absent.

Quels logiciels utiliser pour créer un planning restaurant ?

Vous connaissez dès à présent toute la théorie pour mettre en place un planning de travail par semaine dans votre établissement. Pour la pratique, plusieurs outils s’offrent à vous pour organiser votre restaurant.

Il existe des logiciels intégrés directement à votre logiciel de caisse qui vous permettent de créer des plannings, faire des modifications, créer des plans de salle ou encore gérer vos réservations en ligne. C’est le cas du logiciel NoShow dédié à la restauration et aux métiers de bouche.

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